Umsatzsteuer: Die elektronische Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte naht

Ab dem 1.1.2025 wird im Umsatzsteuergesetz die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) eingeführt. Die obligatorische E-Rechnung betrifft inländische Umsätze im zwischenunternehmerischen Bereich ("B2B-Geschäfte"). Also werden in Deutschland ansässige Unternehmer für ihre steuerpflichtigen Umsätze zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn diese Umsätze an andere in Deutschland ansässige Unternehmer für deren Unternehmen erbracht werden. Dies betrifft prinzipiell auch Kleinunternehmer und Vereine sowie Vermieter, die zur Umsatzsteuer optiert haben. Nicht von dieser Verpflichtung betroffen sind Umsätze an Unternehmer in anderen Mitgliedstaaten und an Endverbraucher. Zudem gibt es verschiedene Übergangsregelungen. Nachfolgend werden die wichtigsten Regelungen im Zusammenhang mit der E-Rechnung vorgestellt.

E-Rechnung und sonstige Rechnung Als E-Rechnung gilt nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der EU-Norm für die elektronische Rechnungsstellung gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen und damit der Norm EN 16931 (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG). Alternativ können Rechnungsaussteller und -empfänger eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungs-Format schließen. Doch auch dann muss das Format die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß der EU-Richtlinie ermöglichen oder mit dieser interoperabel sein (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG). In Deutschland haben sich in der Vergangenheit insbesondere die E-Rechnungs-Formate XStandard/XRechnung und ZUGFeRD (ab der Version 2.0.1) etabliert, die die gesetzlichen Ansprüche der neu definierten E-Rechnung erfüllen.

Von der E-Rechnung abzugrenzen sind "sonstige Rechnungen". Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung. Auch Formate wie beispielsweise “.tif”, “.jpeg”, “.docx” erfüllen nicht die Anforderungen an die Weiterverarbeitung und gelten daher als sonstige Rechnung.

Übergangsregelungen und Ausnahmen Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 1.1.2025. Angesichts des hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2028 vorgesehen:

- Bei Umsätzen, die zwischen dem 1.1. 2025 und dem 31.12.2026 ausgeführt werden, kann statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. Bei Ausstellung einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf es jedoch der Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).

- Bei Umsätzen, die zwischen dem 1.1. 2027 und dem 31.12.2027 ausgeführt werden, kann statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn der Gesamtumsatz des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).

- Bei Umsätzen, die zwischen dem 1.1.2026 und dem 31.12.2027 ausgeführt werden, kann statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn diese mittels dem elektronischen Datenaustausch nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19.10.1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches übermittelt wird (so genannte EDI-Rechnung). Dies bedarf der Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG). Inländische unternehmerische Rechnungsempfänger müssen aber trotz der Übergangsfristen ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen bzw. in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (z.B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen). Bei Rechnungen an Endverbraucher bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.