Weihnachtsfeier: Was Arbeitgeber beachten sollten

Viele Unternehmen laden ihre Mitarbeiter zu einer Weihnachtsfeier ein. In steuerlicher Hinsicht ist dabei einiges zu beachten. So bleiben Zuwendungen des Arbeitgebers anlässlich einer Weihnachtsfeier bis zu einem Betrag von 110 Euro (einschließlich Umsatzsteuer) pro Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei. Dabei handelt es sich um einen Freibetrag und nicht mehr - wie früher - um eine Freigrenze. Falls also die Zuwendungen des Arbeitgebers höher sind, ist nur der übersteigende Betrag zu versteuern und nicht mehr der gesamte Betrag. Statt individueller Besteuerung kann der Arbeitgeber den steuerpflichtigen Vorteil auch pauschal mit 25 Prozent versteuern. Als Zuwendungen gelten alle Aufwendungen des Arbeitgebers, gleichgültig, ob diese einem Arbeitnehmer individuell zurechenbar sind oder ob sie in einem rechnerischen Anteil an den Kosten der Weihnachtsfeier bestehen. Erfasst werden also nicht nur die Kosten für das Essen und die Getränke, sondern auch die Kosten für den äußeren Rahmen, wie Raummiete, Eventmanager, Musikkapelle, Busfahrt, Eintrittskarten. Zu den Gesamtkosten gehören ebenfalls Geschenke unabhängig von deren Wert, die anlässlich der Weihnachtsfeier überreicht werden. Außen vor bleiben Geschenke, die nicht anlässlich, sondern "nur bei Gelegenheit" der Betriebsveranstaltung zugewendet werden. Es wird nicht beanstandet, wenn Geschenke, deren Wert je Arbeitnehmer 60 Euro nicht übersteigt, als Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einbezogen werden (BMF-Schreiben vom 07.12.2016, IV C 5 - S 2332/15/10001). Die Gesamtkosten der Weihnachtsfeier werden durch die Zahl der teilnehmenden Personen geteilt. Falls Angehörige des Arbeitnehmers an der Feier teilnehmen, sind die anteiligen Aufwendungen der Begleitperson dem Arbeitnehmer zuzurechnen. Das bedeutet, dass die Begleitpersonen keinen eigenen Freibetrag erhalten.

Der Freibetrag von 110 Euro gilt arbeitnehmerbezogen und je Feier, allerdings maximal für zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Der Arbeitgeber sollte die Zahl der anwesenden Teilnehmer und der Begleitpersonen durch entsprechende Aufzeichnungen nachweisen. Die Gesamtkosten des Arbeitgebers sind zu gleichen Teilen auf die bei der Betriebsveranstaltung tatsächlich anwesenden und nicht auf alle angemeldeten Teilnehmer aufzuteilen (BFH-Urteil vom 29.4.2021, VI R 31/18).